后勤管理处工程档案管理办法

第一条  为提高学校基本建设和工程项目档案(以下简称工程档案)工作的管理水平，充分发挥工程档案保障学校教育、教学和科研的作用，为学校建设与发展提供可行性、回溯性参考资料，依据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合我校具体情况，特制定本办法。

第二条  工程档案管理工作的基本原则

(一)凡属住建局备案项目，在基建管理和基建、维修(修缮)、市政、绿化园林等工程项目实施过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属工程档案。

(二)工程档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

(三)工程档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中,做到工程项目启动实施与建立档案工作同步进行；工程实施过程，要与竣工材料的积累、整编、审定同步进行;工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图及相关资料的验收同步进行。

第三条  工程档案归档原则与范围

(一)归档原则

1.归档的基建管理和项目实施过程中形成的文件材料必须对校园房屋建筑、市政等基础设施的管理与维护具有参考价值和凭证作用。

2.归档的基建文件材料必须反映基建管理和工程实施的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的工程项目文件材料，必须遵循自然形成规律，保持有机联系，与实物完全一致并具有成套性。

(二)归档内容及重点

1.归档主要内容包括:综合管理、建设规划、审批及批复、可行性研究、项目立项、专家论证、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收、基建“三算”(概算、预算、结算)、勘察测量技术成果、货物(设备)等各个方面。

2.归档重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料特别是包括项目立项手续和竣工图在内的全套图纸。

3.工程项目档案完成收集整理后暂存于后勤管理处，竣工后向学校档案室成批、成套移交，并负责办理交接手续。

(三)归档时间

1、新建、重建、改扩建等基本建设项目，在工程项目竣工验收、完成结算审计后二个月内归档。

2、通过公开招标和学校集中采购的维修(修缮)工程项目、市政工程项目、绿化园林工程项目在工程项目竣工验收、完成结算审计后十五天内归档。

3、后勤管理处自行组织采购的小型维修工程项目在工程项目竣工验收、完成结算审计后十天内归档。

4、后勤管理处自行组织采购围绕工程项目发生的勘察、检测、测量等技术服务项目在完成技术服务，技术或服务成果验收合格后十天内归档。

(四)不归档的文件材料

1.上级有关基建的普发性(非专指高校)、不办的文件。

2.正式施工之前的草图、未定型图纸。

3.重份文件、重份图纸。

4.无查考价值的临时性、事务性文件。

(五)档案的补充与修改

1.工程项目文件材料归档并移交档案馆后，在后期改建、维修中产生的文件材料，基建部门应随时整理，向学校档案室补充、归档。

2.对已归档的工程项目文件材料需要更改时，必须填写更改审查清单，经部门负责人同意。未经批准，严禁更改已归档的工程档案材料。

3.对补充归档的工程项目文件材料资料室应及时整理编目，视材料多少补充卷内目录，或单独组卷编目。

第四条  工程项目文件材料的部门立卷与归档(流程)

(一)形成积累

1.后勤管理处须明确一位副处长分管工程档案工作，并配备相应专职档案管理人员，负责工程项目文件材料的收集、积累，整理、归档工作。

2.工程项目启动实施时，项目负责人在布置工作计划的同时布置收集整理工程项目文件材料的任务。

3.资料室专职管理工作人员应定期向学校档案部门通报大型工程项目主要的工程进度和资料收集情况，邀请其指导工程档案文件材料的积累工作并提供必要的支持。

4.基建部门应严格执行工程项目文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

5.归档的工程项目文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰。

6.归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。

7.归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰。

8.工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

9.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。

(二)整理组卷

1.工程项目结束(含最终完成、阶段完成)后，该项目负责人和经办人，负责组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

2.资料室管理人员根据工程项目文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

3.文字材料的排列:正件在前，附件在后:印件在前，原稿在后;批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列(地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图更改图)。

4.工程文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。

5.无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有档号、件号的戳记章，并逐一填写。

6.填写卷内目录和备注表。

7.确定保管期限，学校集中采购的工程项目，完成资料收集归档60个工作日内向校档案室移交资料，由后勤管理处自行采购的工程项目，完成资料收集归档后，在资料室保存，保管期暂定为五年。

8.纳入城建档案归档范围的项目在工程项目竣工后，交城市建设档案馆一套完整的竣工资料，经档案馆检查验收合格后，出具一份“建设工程项目档案移交回执单”。此单交项目分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

(三)归档验收

1.纳入城建档案归档范围的工程项目在验收前，城市建设档案馆对准备归档的工程项目文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程竣工验收。

2.学校档案部门应是工程验收小组成员，会同学校基建部门负责工程项目文件材料的验收工作。

3.项目负责人或经办人填写工程档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经资料室清点无误后，交接双方在移交目录上字盖章，各执一份存查。

第五条  在建工程的档案管理

(一)在办理在建工程前期手续中形成的各类档案资料，必须归档保存(如报告、信函、文件等)。

(二)在办理前期手续过程中需借用的档案资料，必须办理借用手续，并及时归还。

(三)各学院、各部门因维修改造的需要，需借用工程档案资料的，必须办理借阅手续后方可借用。

第六条  本办法自发布之日起执行，由后勤管理处负责解释。